Lanturile de farmacii care au inceput sa apara in Romania pe la jumatatea anilor '90 au castigat treptat teren in fata farmaciilor traditionale prin realizarea de investitii importante in sensul informatizarii acestora.

Implementarea unui sistem informatic integrat intr-un lant de farmacii ofera un avantaj competitiv puternic pentru acestea, beneficiile sunt majore si se reflecta pe mai multe planuri. Pe langa facilitarea procesului managerial prin suportul decizional pe care il asigura, solutia IT implementata contribuie foarte mult si la imaginea companiei in fata clientilor, datorita posibilitatii de deservire prompta.

Comparativ cu farmaciile cu circuit deschis, unitatile sanitare sunt informatizate in proportie scazuta, din acest motiv o serie de firme producatoare de software sunt din ce in ce mai interesate de aceasta piata. Platforma integrata Hipocrate, destinata managementului activitatii medicale, este una dintre solutiile care ar putea reduce la minimum birocratia, eficientizand astfel actul medical.

Implementarea sistemului Hipocrate Diabet la Constanta - cel mai reprezentativ exemplu de management al stocurilor de medicamente

" Platforma Hipocrate a fost implementata cu succes in diverse unitati sanitare, insa poate cea mai mare realizare a noastra este implementarea sistemului expert Hipocrate Diabet, derivat din sistemul informatic Hipocrate, in judetul Constanta. Am avut oportunitatea sa demonstram abilitatile de a integra si adapta platforma Hipocrate in conditii cu totul noi ", a declarat Bogdan Savu, director executiv RSC.

Programul Hipocrate Diabet a fost implementat in centrele de profi l din judetul Constanta in conditiile unei crize a sistemului medical. Principalele coordonate ale acestei situatii au fost: lipsa medicamentelor, costurile ridicate ale acestora, corelate cu consumurile foarte mari si, nu in ultimul rand, cozile interminabile de la ghiseele farmaciilor autorizate. In toamna anului 2005, compania RSC a primit o cerere de a informatiza Programul National de Diabet in judetul Constanta, cu scopul de a oferi date utile in vederea reglarii necesarului de finantare pentru acest program. " In urma unei analize aprofundate, realizata cu sprijinul medicilor din Centrul de Diabet Constanta, am ajuns la concluzia ca programul este mult mai amplu - punctul nevralgic al acestui program era tocmai predictibilitatea si repetitivitatea. Acest caracter repetitiv facea ca orice problema minora intr-o anumita perioada sa se amplifice exponential in perioadele urmatoare, daca ar fi ramas nerezolvata ", declara directorul executiv RSC.

Implementarea sistemului expert Hipocrate Diabet in judetul Constanta s-a realizat intr-o perioada scurta de timp, avand in vedere dimensiunea si amploarea acestui proiect. Primele beneficii ale implementarii au fost obtinute dupa doar o luna de la punerea in functiune a sistemului. Astfel, s-a realizat monitorizarea retetelor de diabet eliberate si s-a creat prima baza de date electronice a pacientilor diabetici inregistrati in judetul Constanta. La un an de la introducerea programului in Centrul de Diabet Constanta, cheltuielile au scazut cu aproximativ 30%, iar fluxul de medicamente si alte materiale s-a imbunatatit semnifi cativ. In prezent, la nivel national, medicamentele se distribuie prin farmaciile cu circuit deschis, ceea ce a generat o crestere alarmanta a costurilor, in medie de 70% la nivel national, cu o singura exceptie: Constanta. Aici costurile nu numai ca nu au crescut, dar au si scazut usor. De altfel, analizand costurile globale pe o perioada lunga de timp, s-a constat ca, in prima faza, toti indicatorii s-au aliniat la recomandarile legislative, iar in faza urmatoare, desi ele explodau peste tot in tara, indicatorii financiari au intrat intr-o scadere usoara, dar continua.

" Principalele beneficii ale implementarii programului Hipocrate Diabet in centrele din Constanta sunt: evidenta mai buna a pacientilor, faptul ca stim exact numarul lor si tipul de medicatie prescris. De asemenea, raportarile catre Casa Judeteana de Asigurari de Sanatate se fac intr-un timp mult mai scurt ", a declarat dr. Ana-Maria Mateescu, responsabil Program Diabet pe judetul Constanta.

In urma implementarii sistemului expert Hipocrate Diabet, pacientii au avut parte de un serviciu medical rapid. Cozile la farmacii au fost reduse iar timpul petrecut in cabinet a fost optimizat, astfel rezolvandu-se una din marile probleme care implica birocratia si lipsa fluiditatii parcurgerii etapelor implicate in acest proces.

Sistemul expert Hipocrate Diabet a pus la dispozitia utilizatorilor un set de instrumente pentru managementul retetelor - eliberare, urmarire, raportare - instrumente care ajuta medicul specialist sa regaseasca foarte repede informatia de care are nevoie, eliminand astfel eventualele blocaje.

Modulul Farmacie - parte integranta a platformei Hipocrate

Platforma medicala integrata Hipocrate - destinata managementului activitatii unei unitati medicale - permite prelucrarea automata si centralizata a informatiilor despre pacienti, urmarirea electronica a starii de sanatate a pacientului pe parcursul mai multor examinari in cadrul unui spital, precum si fluidizarea circulatiei informatiei intre sectiile spitalului. In consecinta, activitatea este eficientizata, iar managementul spita lului este centralizat si automatizat. " In plus, Hipocrate este un sistem configurabil, deci extensibil, bazat pe tehnologia web, iar securitatea datelor conduce la reducerea substantiala a erorilor umane ", a conchis directorul executiv RSC.

Implementarea acestui sistem informatic aduce integrarea si interconectarea tuturor activitatilor medicale si activitatilor conexe de management ale institutiei medicale. Prin implementarea acestui program, managerii institutiilor pot urmari consumurile de materiale generate de diverse sectii in timp real, ceea ce permite aprovizionarea pe termen scurt si eliminarea stocurilor create in unitate. Hipocrate are 8 module principale - Fisier, Laborator, Imagistica Medicala, Farmacie, Bloc Alimentar, Financiar-contabil, Statistica si Raportare si Arhivare, care pot fi implementate integrat sau in diferite combinatii. Prin implementarea modulului Farmacie, fluxul de medicamente este gestionat direct din sectie pentru fiecare pacient, pe toata durata tratamentului. Stocurile de medicamente sunt gestionate cantitativ valoric si reactualizate intr-un proces continuu, lista acestora fiind in conformitate cu prevederile Ministerului Sanatatii Publice si Casei Nationale de Asigurari de Sanatate.

Modulul Farmacie a fost implementat in diverse unitati medicale spitalicesti - de la unitatile cele mai mari, de peste 1.400 de paturi, la cele mai mici, de pana la 100 de paturi. " Produsul nostru se adreseaza in special spitalelor, pentru ca acolo conditiile de exploatare sunt cele mai complexe ", a afirmat Bogdan Savu. " Insa, pentru ca este un produs flexibil si care are numeroase functionalitati, modulul Farmacie poate fi implementat cu succes si in farmaciile cu circuit deschis ", a adaugat acesta.

In urma implementarii modulului Farmacie, activitatea medicala este optimizata, datorita gestionarii eficiente a stocurilor de medicamente. " Ulterior implementarii am primit de la clienti un feedback pozitiv, volumul de munca s-a micsorat considerabil, iar orice greseala in eliberarea medicamentelor este prompt semnalata de program ", a declarat Bogdan Savu.

Beneficiile implementarii modulului Farmacie

Managementul centralizat al stocurilor pe gestiuni constituie unul dintre cele mai importante beneficii aduse o data cu implementarea modului Farmacie. Acest tip de management ofera informatii in timp real si posibilitatea accesarii din mai multe locatii a unei baze de date unice de medicamente, impartite pe gestiuni. Modulul Farmacie permite efectuarea unor rapoarte in conformitate cu cantitatile exis tente si cu consumurile efectuate.

In urma implementarii modului Farmacie benefi ciaza medicii, personalul din farmacie, managementul spitalului si, evident, pacientii.

1. Medicul este ajutat in activitatea de prescriere a medicamentelor de o serie de instrumente special dezvoltate pentru a-i facilita modalitatea de utilizare a programului. In momentul prescrierii, medicul poate cauta un medicament dupa toate caracteristicile relevante ale acestuia: nume, substanta activa, grupa de tratament. De asemenea, pentru fiecare medicament individual sunt efectuate conversii automate. De exemplu, un medicament este livrat de furnizor in ambalaje de cate 5 bucati sau fiole, acesta este pastrat in farmacie sub forma de bucati sau fiole, dar este distribut bolnavului sub forma de unitati internationale de masura. Prin intermediul programului, medicul este interesat numai de administrarea in mod stiintific a medicamentului, respectiv de cantitatea de unitati internationale care se administreaza bolnavului, fara a mai calcula de cate fi ole ar avea nevoie din farmacie. De asemenea, in contextul actual al contractelor de management pe fiecare sectie din spital, medicul este pe deplin informat asupra parametrilor de gestiune ai medicamentului. El detine informatii legate de cantitatea disponibila in stoc pentru fiecare medicament precum si informatii despre pretul de intrare al medicamentului. Astfel, poate decide si din punct de vedere financiar ce tip de medicament administreaza pacientului.
2. Activitatea de management a gestiunii de farmacie este acum integrata, existand o serie de instrumente specifice care elimina redundanta activitatilor. In primul rand, prescrierile medicilor din fiecare sectie ajung direct si fara nici un intermediar in farmacie. Astfel, farmacia nu va mai introduce la randul ei condica in calculator, ci o va gasi direct completata de catre medicii de pe sectii. In activitatea curenta se pot evidentia mai multe gestiuni, chiar medicii din fiecare sectie putand prescrie medicamentele existente numai in gestiunile cu care au dreptul sa lucreze. Astfel, modulul beneficiaza de o flexibilitate maxima in a se adapta cerintelor activitatii fiecarui spital in parte, fie el de 100 sau 1.600 de paturi. Prin implementarea acestui program informatic utilizatorii lucreaza cu perioade de gestiune, identice perioadelor contabile. Astfel, modulul prezinta o lista impresionanta de rapoarte din care nu lipsesc balantele cantitativ valorice, borderouri justificative cat si rapoarte de distributie a valorii medicamentelor eliberate pe fiecare sectie. Sunt incluse aici si cazurile speciale ale sectiilor de terapie intensiva, care isi distribuie sumele catre sectiile clinice prin care un pacient a trebuit sa treaca.
3. Managementul spitalului cunoaste in orice moment, pe fiecare condica, ce medicament a fost prescris de catre ce medic, cand si de catre ce farmacist a fost eliberat. Avand disponibila evidenta la nivel maxim analitic, managementul spitalului primeste informatii detaliate despre necesarul de finantare, viteza de consum a stocurilor, care sunt medicamentele cu cel mai mare consum si pe ce sectii.
4. Beneficiarul cel mai important este pacientul. Astfel, prin integrarea in totalitate a activitatilor directe si indirecte, specifice farmaciei, se obtin beneficii ce reflecta imbunatatirea calitatii tratamentului. Traseul comanda medicament - achizitie - consum per pacient este fluidizat, iar medicamentul ajunge mai repede si mai usor la pacient. Prin optimizarea tratamentelor si prin micsorarea stocurilor reale, se efectueaza importante reduceri de costuri, mai multe medicamente fiind disponibile pentru mai multi pacienti.

Implementarea modului Farmacie

Implementarea acestui modul, necesita un interval de timp cuprins intre una si doua saptamani - depinde de dimensiunea farmaciei. Insa, pentru ca etapa de implementare sa fie completa, aceasta se poate prelungi pana la o luna in vederea obtinerii primelor situatii relevante, cum ar fi balanta cantitativ-valorica.

" Pentru implementarea in farmacii foarte mari, cum este cea a Spitalului Judetean Constanta, unde sunt identificate peste 120 de gestiuni diferite, am obtinut timpi record de pana in doua saptamani ", a declarat Savu. Beneficiile sunt resimtite inca din prima luna, prin controlul castigat asupra situatiilor medicamentelor: urmarirea documentelor emise (condici, retete, situatii si rapoarte), urmarirea istoricului medicatiei pacientilor si, nu in ultimul rand, analiza consumurilor realizate. " Exista si alte beneficii, precum cele culturale si cele organizationale. Un beneficiu imens din categoria celor organizationale este standardizarea si fluidizarea sistemului informational al clientilor nostri. O informatie corecta si completa, care este obtinuta la timp, este esentiala in luarea deciziilor manageriale.

Pe de alta parte, efortul de a schimba culturile in organizatiile mari cum sunt spitalele, este un efort de lunga durata care trebuie executat constant ", a afirmat directorul executiv RSC. " In medie, un spital se schimba esential intre 6 luni si un an de la momentul primei balante in farmacie. Unul din motivele noastre de mandrie este ca aceasta schimbare este permanenta ", a adaugat acesta.

Implementarea modului Farmacie faciliteaza transferul de date intre farmacii si CNAS

Transferul de date intre farmacii si CNAS se face utilizand mecanisme puse la dispozitie de catre CNAS. Modulul Farmacie a inglobat aceste mecanisme in cadrul programului. Totodata, exista un modul de transfer automat de date, care poate fi implementat si care asigura sincronizarea in timp real cu o baza de date centrala, cea a CNAS.

Informatiile sunt verificate inainte de a fi trimise, sunt apoi corectate si criptate in formate speciale, fiind apoi decriptate de casele de asigurari. In cazuri speciale, se pot verifica plafoanele si incadrarea in contractele sau bugetele existente.